In veel organisaties komt de vraag naar voren hoe om te gaan met gevoelige kwesties zoals ongewenst gedrag, conflicten of andere vormen van ongemak op de werkvloer. Het inschakelen van een vertrouwenspersoon kan hierbij helpen. Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers een luisterend oor en kan bijdragen aan een veiligere en prettige werkomgeving.
Wat doet een vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon is een getrainde professional die klaarstaat om medewerkers te ondersteunen bij problemen op de werkvloer. Hun takenpakket kan verschillen per organisatie, maar in grote lijnen komt het neer op de volgende punten:
- Luisterend oor bieden aan medewerkers die zich niet prettig voelen of iets willen bespreken.
- Advies geven over de mogelijke stappen die een medewerker kan nemen bij klachten of conflicten.
- Begeleiden van medewerkers tijdens de procedure van klacht indiening en afhandeling.
- Bijdragen aan bewustwording binnen de organisatie door informatie en voorlichting te geven over bijvoorbeeld integriteit en sociale veiligheid.
Een vertrouwenspersoon kan een interne medewerker zijn die voor deze taak is opgeleid. Ook kan een organisatie kiezen voor een externe vertrouwenspersoon om neutraliteit te garanderen. Wat je ook kiest, het is belangrijk dat medewerkers weten dat ze bij deze persoon terecht kunnen zonder bang te hoeven zijn voor represailles.
Een mogelijkheid is een externe vertrouwens persoon inhuren. Dit kan helpen om een veilige en ondersteunende omgeving te creëren waar medewerkers terecht kunnen met hun zorgen en problemen.
Voordelen van een vertrouwenspersoon
Waarom zou je een vertrouwenspersoon inzetten? Wat zijn de specifieke voordelen voor je organisatie en je medewerkers?
Het inhuren van een vertrouwenspersoon kan meerdere voordelen met zich meebrengen. Bijvoorbeeld:
- Verbeterde werksfeer door het bieden van een veilige plek waar medewerkers hun verhaal kwijt kunnen.
- Snellere en effectievere oplossing van conflicten zonder dat situaties escaleren.
- Medewerkers voelen zich gehoord en serieus genomen, wat hun tevredenheid en betrokkenheid kan vergroten.
- Het verkleinen van de kans op langdurig verzuim door vroegtijdige signalering van problemen.
Al deze voordelen zorgen voor een gezondere bedrijfsvoering en een hogere productiviteit. Medewerkers die weten dat ze ergens terechtkunnen met hun problemen, zullen zich meer gewaardeerd en prettiger voelen op hun werkplek.
Hoe kies je de juiste vertrouwenspersoon
Het kiezen van de juiste vertrouwenspersoon is een belangrijke stap. Let hierbij op verschillende aspecten. Het gaat niet alleen om de kwalificatie van de persoon in kwestie, maar ook om de vertrouwensband die hij of zij kan opbouwen met de medewerkers. Een aantal punten om op te letten:
- Heeft de persoon de juiste training en certificeringen gevolgd?
- Kan de vertrouwenspersoon de nodige neutraliteit en objectiviteit waarborgen?
- Is er een vertrouwensband mogelijk tussen de vertrouwenspersoon en de medewerkers?
- Komt de vertrouwenspersoon regelmatig zichtbaar in de organisatie zodat iedereen weet wie het is?
Goed gekozen vertrouwenspersonen maken een wereld van verschil voor je organisatie en de sociale veiligheid binnen de werkomgeving.
In het kader van transparantie en toegankelijkheid is het raadzaam om medewerkers regelmatig te informeren over hoe ze in contact kunnen komen met de vertrouwenspersoon. Dit kan bijvoorbeeld via interne communicatiekanalen, zoals nieuwsbrieven, intranet of tijdens bijeenkomsten.
Rol van management
Het management speelt een cruciale rol in het succes van een vertrouwenspersoon binnen de organisatie. Medewerkers moeten vertrouwen dat er serieus met het advies en de signalen van de vertrouwenspersoon wordt omgegaan. Het management moet de vertrouwenspersoon niet alleen aanstellen, maar ook actief ondersteunen en regelmatig evalueren hoe de samenwerking verloopt.
Daarnaast bestaat de verantwoordelijkheid van het management erin om een omgeving te creëren waar medewerkers zich veilig genoeg voelen om een vertrouwenspersoon te benaderen. Dit betekent dat je als leidinggevende het goede voorbeeld moet geven in gedrag en communicatie, zodat een cultuur van openheid en respect ontstaat.
Blijf als organisatie voortdurend investeren in het verbeteren van de sociale veiligheid en blijf aandacht besteden aan problemen zoals ongewenst gedrag op de werkvloer. Zo zorg je ervoor dat iedereen in een prettige en veilige omgeving kan werken.